Kako Strapi pomaga povezati spletno stran, portal in aplikacijo

Ista informacija na več mestih

Mnoga podjetja imajo danes več digitalnih sistemov hkrati: javno spletno stran, portal za stranke ali distributerje in eno ali več internih aplikacij, na primer za prodajo na terenu ali servis. Vsi prikazujejo del istih informacij – opise izdelkov, tehnične podatke, navodila, novice in pogosta vprašanja.

Ker je vsak sistem nastal posebej, ima običajno tudi svojo administracijo. Opis izdelka tako obstaja trikrat: na spletni strani, v portalu in v aplikaciji. Ko se spremeni, ga mora nekdo popraviti na vseh treh mestih – in če podjetje posluje v več jezikih, se število mest hitro pomnoži.

Posledice podvojenega dela

Podvajanje vsebin redko deluje kot velika težava, dokler se ne nabere. Takrat se pokaže na več načinov:

• Izgubljen čas. Zaposleni prepisujejo in preverjajo iste podatke, namesto da bi se ukvarjali z delom, ki prinaša vrednost.
• Neusklajene informacije. Stranka na spletni strani vidi en podatek, v portalu pa drugega – in ne ve, kateri velja.
• Zastarela dokumentacija. Navodila ali tehnični list se posodobijo v enem sistemu, v drugem pa ostane stara različica.
• Več administrativnega dela. Vsaka sprememba zahteva usklajevanje med oddelki ter preverjanje in potrjevanje na več mestih.
• Večje tveganje za napake. Pri ročnem prenašanju se hitro zgodi tipkarska napaka, pozabljen prevod ali spregledana posodobitev.

Težava redko tiči v enem samem sistemu. Pogosteje gre za to, da sistemi med seboj niso povezani in da ni dogovorjeno, kje je glavna, veljavna različica informacije.

Boljši pristop: vsebino uredimo enkrat, sistemi jo prevzamejo

Rešitev ni nujno nov velik informacijski sistem, temveč drugačna razdelitev vlog. Zaposleni vsebine urejajo na enem mestu – v sistemu za upravljanje vsebin – in jih shranijo strukturirano. Izdelek tako ni en dolg blok besedila, ampak je sestavljen iz ločenih polj: imena, kratkega opisa, tehničnih lastnosti, dokumentov in prevodov.

Spletna stran, portal in aplikacije te podatke nato prevzamejo prek API-ja. API si lahko predstavljamo kot dogovorjen način, kako si sistemi izmenjujejo podatke: portal ne potrebuje lastne kopije opisa izdelka, ampak ga prebere iz skupnega vira. Vsak sistem vsebino še vedno prikaže na svoj način in uporabi le tisto, kar potrebuje.

Kaj počne Strapi

Strapi je odprtokodni sistem za upravljanje vsebin (CMS) tipa headless. Takšen sistem loči upravljanje vsebin od njihovega prikaza: skrbi za vnos, strukturo, jezike in pravice dostopa, ne določa pa, kako bo vsebina videti na spletni strani ali v aplikaciji.

Ko opredelimo, iz česa je sestavljena določena vsebina, na primer izdelek ali novica, je ta vsebina dostopna prek API-ja. Tako lahko več spletnih strani in aplikacij hkrati uporablja vsebine iz istega sistema, vsaka v svoji podobi. Za podjetje so pomembne predvsem te lastnosti:

• Struktura po meri. Vsebinske modele prilagodimo podatkom in procesom podjetja, ne obratno.
• En vnos za več kanalov. Isto vsebino uporabljajo spletna stran, portal in aplikacije.
• Več jezikov. Prevodi so vezani na isto vsebino, namesto da bi živeli v ločenih sistemih.
• Urejanje brez programiranja. Zaposleni vsebine urejajo v preglednem administracijskem vmesniku.
• Izbira gostovanja. Strapi lahko teče na lastni infrastrukturi podjetja ali v upravljanem okolju Strapi Cloud.

Kaj Strapi ni

Strapi ni ERP, CRM ali platforma za avtomatizacijo poslovnih procesov. Ne vodi zalog, naročil ali odnosov s strankami. Če podjetje cene in zaloge že vodi v ERP-ju, jih ni smiselno ročno prepisovati v CMS. Strapi je najmočnejši pri vsebinah, ki jih ustvarjajo in urejajo ljudje – opisih, navodilih, novicah in prevodih –, podatke iz drugih sistemov pa z njimi povežemo prek integracij. Kaj je treba razjasniti, preden sisteme povežemo, smo opisali v članku Kaj se najprej zalomi, ko ročni proces povežemo z API-jem.

Praktični primer: proizvajalec s tehnično dokumentacijo

Ponazoritveni primer · ni izveden projekt

Predstavljajmo si proizvajalca industrijske opreme, ki za vsak izdelek vodi tehnične specifikacije, navodila za uporabo in varnostne liste v štirih jezikih. Iste informacije potrebujejo javna spletna stran s katalogom, portal za distributerje in servisna aplikacija, ki jo serviserji uporabljajo na terenu.

Koliko dela se s tem prihrani, je odvisno od števila izdelkov, jezikov in sistemov. Zato je dober prvi korak preprost popis: katere vsebine se urejajo, kdo jih ureja in kje. Že ta popis pogosto pokaže, koliko dela se danes podvaja. Pozneje lahko na isti vir priključimo tudi druge aplikacije, na primer konfigurator izdelkov ali spletno trgovino.

Kdaj je Strapi smiselna izbira

Strapi se najbolje izkaže, kadar vsebina ne živi samo na eni spletni strani. Smiseln je predvsem, ko imate:

• Več spletnih strani ali aplikacij, ki uporabljajo iste vsebine.
• Portale za stranke ali distributerje, kjer morajo biti podatki usklajeni z javno spletno stranjo.
• Večjezične vsebine, ki jih je treba posodabljati hkrati v vseh jezikih.
• Strukturirane podatke o izdelkih, kot so specifikacije, različice in dokumentacija.
• Lastne aplikacije, ki potrebujejo pregleden vmesnik za urejanje vsebin.
• Projekte z integracijami z drugimi sistemi, na primer z ERP-jem, CRM-jem ali spletno trgovino.

Kdaj Strapi ni potreben

Headless pristop pomeni, da je treba prikaz vsebin razviti posebej. Za preprosto predstavitveno spletno stran z nekaj podstranmi, kjer se vsebina prikazuje samo na enem mestu in se redko spreminja, je to pogosto nepotreben strošek.

V takšnih primerih je klasični CMS, na primer WordPress, običajno preprostejša in cenejša pot: stran je hitreje postavljena, urejanje je znano, vzdrževanje pa manj zahtevno. Pravo vprašanje ni, kateri sistem je boljši, ampak koliko mest, jezikov in povezav mora vaša vsebina podpirati.

Kako pri tem pomaga BKIT

Strapi je orodje. Vrednost nastane, ko je dobro umeščen v obstoječe procese in sisteme podjetja. Pri takšnih projektih podjetjem pomagamo na teh področjih:

1. 01Pregled obstoječih procesov in sistemov – kdo katere vsebine ureja, kje se podvajajo in ali je Strapi sploh prava izbira.
2. 02Načrtovanje integracij – kateri sistemi potrebujejo katere podatke, kdo je odgovoren zanje in kako ostanejo posodobljeni.
3. 03Povezovanje poslovnih aplikacij – povezava Strapija s spletnimi stranmi, portali, aplikacijami ter sistemi, kot sta ERP in CRM.
4. 04Migracije podatkov – prenos obstoječih vsebin in prevodov iz starih sistemov, z jasnim dogovorom, kaj prenesemo, uredimo ali opustimo.
5. 05Razvoj zalednih rešitev po meri – vsebinski modeli, pravila dostopa in funkcionalnosti, ki jih standardna namestitev nima.
6. 06Uvedba in vzdrževanje – pomoč ekipi pri prehodu, dokumentacija, posodobitve in nadaljnji razvoj.

BKIT je manjše razvojno podjetje, ki ga vodi Boštjan Korošak. Glede na obseg in zahteve projekta pri izvedbi sodelujemo tudi z zunanjimi strokovnjaki.

BKIT je vključen v Strapi Partner Program na ravni Registered Partner. Podjetjem in digitalnim agencijam pomagamo pri načrtovanju digitalnih rešitev, povezovanju poslovnih sistemov in razvoju integracij.

Več o naših storitvah na področju integracij je na strani Storitve. Agencije, ki pri takšnem projektu potrebujejo tehnično podporo ali izvedbo v ozadju, več o sodelovanju najdejo na strani Za agencije.